Je nodigt iemand uit voor een afspraak in je Soverin Suite-agenda door de persoon toe te voegen bij Deelnemers. Sla de afspraak op om de uitnodiging per e-mail te versturen, als e-mailuitnodigingen zijn ingeschakeld. In dit artikel lees je hoe je in 13 stappen iemand uitnodigt voor een nieuwe afspraak.
Dit artikel geldt voor: gebruikers van Soverin Suite.
Handig om te weten
- Je kunt ook iemand uitnodigen die geen Soverin Suite gebruikt. Je hebt hiervoor het e-mailadres van die persoon nodig.
- Deelnemers kunnen via de uitnodiging aangeven of ze aanwezig zijn. De reactieknoppen verschillen per e-mail- of agendaprogramma.
- E-mailuitnodigingen worden verstuurd als deze in de omgeving en voor de deelnemer zijn ingeschakeld.
- Je hoeft je agenda niet te delen om iemand voor een afspraak uit te nodigen.
Hoe nodig ik iemand uit voor een afspraak in mijn Soverin Suite-agenda?
Maak een afspraak aan in de app Agenda en voeg de gewenste personen toe bij Deelnemers. Volg hiervoor deze 13 stappen:
- Log in op Soverin Suite.
- Open bovenaan het apps-menu en kies Agenda.
- Klik linksboven op + Evenement om een nieuwe afspraak te maken. In een smal venster kan de tekst op de knop zijn afgekort.
- Geef de afspraak een duidelijke titel, bijvoorbeeld Projectoverleg.
- Stel bij Van de begindatum en begintijd in.
- Stel bij Naar de einddatum en eindtijd in.
- Voeg eventueel een locatie en omschrijving toe, bijvoorbeeld waar de afspraak plaatsvindt en wat deelnemers moeten voorbereiden.
- Controleer of de juiste agenda is geselecteerd, bijvoorbeeld Persoonlijk. Gebruik een eigen agenda waarin je afspraken kunt maken.
- Klik op Meer details om de uitgebreide afspraakbewerker te openen.
- Ga naar Deelnemers. Scroll zo nodig naar beneden.
- Typ het e-mailadres van de persoon die je wilt uitnodigen in het zoekveld. Je kunt ook zoeken naar een gebruiker of contactpersoon.
- Klik op het juiste resultaat onder het zoekveld. Controleer het e-mailadres voordat je het selecteert. Controleer daarna of de persoon in de deelnemerslijst staat. Herhaal dit als je meerdere mensen wilt uitnodigen.
- Controleer de titel, datum, tijd, locatie en deelnemers. Klik daarna op Opslaan.
De afspraak is nu opgeslagen. Als e-mailuitnodigingen zijn ingeschakeld, ontvangt de toegevoegde deelnemer een uitnodiging per e-mail. De ontvanger kan via de uitnodiging reageren.
Extra instellingen voor je afspraak
- Duurt de afspraak de hele dag? Vink dan Hele dag aan.
- Controleer bij deelnemers in andere landen ook de tijdzone. In Nederland is dat Europe/Amsterdam.
- Jezelf zie je als organisator. Daardoor kan het aantal deelnemers al op 1 staan voordat je iemand toevoegt.
- Alleen een e-mailadres typen in het zoekveld is niet voldoende. Selecteer de persoon uit de zoekresultaten.